De top 10 meest gebruikte ken- en stuurgetallen binnen HR.

Het werkveld van HR is al jaren aan het veranderen en dat geldt ook voor de rol van data binnen het vakgebied. De roep om de resultaten van het HR-beleid meetbaar te maken wordt steeds groter binnen organisaties. De druk vanuit het management om resultaten te laten zien, onderstrepen dan ook het belang van goede data.

Er komt ook steeds meer data beschikbaar doordat er steeds meer HR-processen digitaal worden verwerkt. Om de data te kunnen gebruiken moet je deze kunnen ordenen en inzichtelijk maken. Hiervoor worden vaak dashboards ingericht met ken- en stuurgetallen. Dit kan als onderdeel van het HR systeem worden aangeboden en/of vanuit een managementinformatiesysteem (MIS) waarin ook data vanuit andere bedrijfsonderdelen (financiën, inkoop, verkoop etc.) worden samengebracht.

De 10 meest gebruikte kengetallen binnen HR zijn:

  1. Opbouw van het personeelsbestand.
    Voorbeelden hiervan zijn: het aantal medewerkers, aantal FTE, leeftijdsopbouw en opbouw van het geslacht binnen je organisatie. Met andere woorden de diversiteit van je personeelsbestand.
  2. Verzuimgegevens
    Deze cijfers geven inzicht in het verzuimpercentage uitgesplitst naar kort-middel-lang, meldingsfrequentie en type verzuim (verzuim, zwangerschap, bedrijfsongeval etc.)
  3. In-door-uitstroomgegevens
    Deze cijfers geven inzicht in hoelang medewerkers gemiddeld indienst blijven en hoe vaak ze doorstromen (horizon of verticaal).
  4. Werving en selectie
    Hoeveel vacatures er zijn gesteld en hoe deze zijn ingevuld, over de doorlooptijden voor het invullen van een vacature en de kosten.
  5. Verblijfsduur in functie
    Hoelang blijven medewerkers in een functie zitten. Dit kan iets zeggen over te weinig nieuwe kennis en inzichten bij een langere verblijftijd of juist kennis wat snel wegloopt als deze verblijftijd kort is.
  6. Beloning
    Geven inzicht in de kosten van je personeel en hoe zich dit verhoudt tot de begroting van een organisatie(onderdeel).
  7. Opleidingsniveau
    Geven inzicht in het werk- en denkniveau binnen je organisatie.
  8. Carrièreniveau
    Geven inzicht in de opbouw van het personeelsbestand naar junior-medior en senior.
  9. Vakbekwaamheid van het personeel
    Volgen van de gevolgde opleidingen en of medewerkers bevoegd- en bekwaam blijven, het aantal opleidingsuren etc.
  10. Medewerker Tevredenheid
    De uitkomsten geven goede inzichten in de tevredenheid van je medewerkers naar de organisatie en waar eventuele knelpunten zitten.

Door deze kengetallen afzonderlijk, of in verband met elkaar, te analyseren levert je dat een schat aan informatie op. Is bijvoorbeeld de gemiddelde leeftijd in je organisatie 55 jaar? Dan weet je nu al dat je over ca 10 jaar een grote uitdaging hebt omdat er veel mensen tegelijkertijd uitstromen en kennis verloren gaat. En dat lijkt misschien nog ver weg, maar je kan daar nu al op inspelen door jong personeel aan te nemen en zorgen voor goede kennisoverdracht. Of is er een relatie te leggen tussen het opleidingsniveau en de doorgroeimogelijkheden die je kan aanbieden? Op basis van deze twee kengetallen zou je een voorspelling kunnen doen over de verblijftijd van de medewerkers.

Waar een kengetal niet meer is dan een getal wat periodiek wordt weergegeven, kun je hier toch veel informatie uithalen. Besluit het management op basis van deze getal(len) om beleid te ontwikkelen met als doel de situatie te veranderen, dan spreken we over stuurgetallen. Stuurgetallen kun je periodiek meten zodat je kan bijsturen waar nodig. Is het management bijvoorbeeld van mening dat het uitstroomcijfer te hoog is, dan kan men bepalen om beleid te maken om de uitstroom terug te dringen. Het uitstroomcijfer is dan een stuurgetal geworden waarop periodiek wordt gecontroleerd rondom de voortgang.

Kortom, door de kengetallen te analyseren, te interpreteren en met elkaar in verband te brengen kun je voorspellingen doen en organisatievraagstukken onderbouwd beantwoorden. Hiermee zet je mooie stap naar factbased HR.

Geschreven door Marieke Driessens.