Bonte Bij ondersteunt organisaties bij vraagstukken op het gebied van organisatieontwikkeling. We gaan hierbij altijd –samen met medewerkers- op zoek naar de best passende oplossing. In het kader van het 10-jarig bestaan van Bonte Bij, de onderstaande 10 tips uit de praktijk van onze experts.
Tip 1: Doorleef de verandernoodzaak en biedt perspectief
De wereld verandert steeds sneller: door digitalisering en complexere afhankelijkheden. De laatste jaren gecombineerd met coronamaatregelen, krapte op de arbeidsmarkt en stijgende kosten van en tekort aan grondstoffen. Wendbaarheid van organisaties om zich aan te passen aan deze veranderingen is meer dan ooit nodig. Maak verschillende scenario’s en échte keuzes. Hoe duidelijker de noodzaak, hoe makkelijker veranderen gaat. Betrek alle betrokkenen in de organisatie vroegtijdig bij het inventariseren van kansen en bedreigingen en formuleer een helder toekomstperspectief.
Tip 2: Bepaal de veranderstrategie
Vaak is de eerste gedachte: veranderen = reorganiseren. Het is goed om bij deze keus stil te staan. Een reorganisatie is een structuuroplossing: krimp van het aantal medewerkers, een strategische samenwerking of fusie met een andere organisatie, het verdwijnen van functies, het anders organiseren van het werk, een plattere organisatie …. Soms is een reorganisatie noodzakelijk, maar het is zelden de héle oplossing. Vaak is ook een gedragsverandering nodig. En soms kan hetzelfde resultaat geboekt worden met minder ingrijpende maatregelen, door ‘organisch’ toe te groeien naar de nieuwe situatie.
Tip 3: Is een reorganisatie nodig?
Een reorganisatie is nodig bij een fusie, ingrijpende krimp of een radicale, snelle verandering van functies. De Wet op de Ondernemingsraden geeft medewerkers adviesrecht over de plannen. En het Sociaal Plan zorgt voor rechten van individuele medewerkers. Een reorganisatie leidt vrijwel altijd tot onzekerheid en ‘gedoe’, met effect op de prestaties van de organisatie. De kunst is de negatieve bijeffecten zoveel mogelijk te beperken en onzekerheid zo kort mogelijk te laten duren.
Tip 4: Is organisch veranderen mogelijk?
Is er tijd om ‘organisch’ te veranderen? Kan de gewenste verandering gerealiseerd worden met natuurlijk verloop en het investeren in de ontwikkeling en mobiliteit van medewerkers? Dan is dat de koninklijke weg. Zeker in deze tijden van arbeidskrapte is het slim om medewerkers te binden en te investeren in de ontwikkeling van kritische competenties en medewerkers.
Tip 5: Parallel reorganiseren en veranderen
Als er niet alleen een structuurwijziging nodig is, maar ook een andere manier van werken, start hier dan zo snel mogelijk mee. Een structuurwijziging is meestal weinig inspirerend, terwijl een nieuwe manier van werken zorgt voor een wenkend perspectief, inspiratie en energie. Start zo snel mogelijk met inspiratiesessie, trainingen, pilots of procesverbeteringen. Laat zien wat de bedoeling is, en laat medewerkers zelf hun resultaten -en worsteling- presenteren aan de collega’s.
Tip 6: Houd de besluitvorming over een reorganisatie kort
De periode van onzekerheid is het lastigst voor iedereen. Daarom is het cruciaal dat zo snel mogelijk duidelijk is wat er gaat gebeuren. In tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt, is onze ervaring dat het snel betrekken van cruciale stakeholders zoals de leidinggevenden en de medewerkers/ondernemingsraad niet alleen voor draagvlak maar ook voor tijdwinst zorgt.
Tip 7: Leidinggevenden eerst
Vaak heeft een verandering van de structuur ook effect op het aantal of de inhoud van leidinggevende functies. Zorg dat de leidinggevenden als eerste benoemd zijn, zodat ze de rest van de reorganisatie kunnen helpen vormgeven. Afhankelijk van de grootte van de verandering, valt te overwegen om de besluitvorming over de aansturing (hoofdstructuur) los te knippen van de besluitvorming over de invulling van de functies (fijnstructuur). Hierdoor kan tijdwinst geboekt worden.
Tip 8: Een goede projectorganisatie
Het is een open deur. Maar toch gaat het hier vaak mis. Richt een projectorganisatie in, met heldere verantwoordelijkheden, een duidelijke opdrachtgever en voldoende en de juiste capaciteit. Niet alleen van managers en HR-professionals, maar ook financiële experts, communicatieadviseurs en de collega’s die de administratie moeten verzorgen. Stem de planning en tijdslijnen af met de stakeholders, zodat zij weten wanneer zij wat kunnen verwachten en welke bijdrage er van hen gevraagd wordt.
Tip 9: Investeer in de details
Zorg dat de HR-informatie van alle medewerkers klopt. Heel vaak blijken medewerkers andere taken of functies uit te voeren dan in het personeelssysteem geregistreerd is. Investeer in een grondige controle vooraf en check dit bij de betreffende medewerker. Dit is arbeidsintensief, maar voorkomt veel gedoe en nog veel meer werk achteraf.
Tip 10: Communicatie
Er gaat niets boven mondelinge communicatie. Zorg dat leidinggevenden goed geïnformeerd zijn en over het juist gereedschap beschikken, zodat ze hierover in gesprek kunnen met hun medewerkers. Bijvoorbeeld door een training rechten bij een reorganisatie, informatie over de verandernoodzaak en de hoofdlijn van het te vertellen verhaal in Powerpoint. Zorg daarnaast voor een heldere website waarop iedereen al het materiaal, plus veel gestelde vragen en antwoorden kan terugvinden.
Heb je vragen over deze tips, of wil je een keer sparren met een van de Bonte Bij experts, neem contact op met Bonte Bij via Anja Bakker.
Geschreven door Anja Bakker.