E-HRM expert Bonte Bij geeft een situatieschets van het gevolgde traject
Rondom het prachtige natuurgebied De Maashorst ontstaat, door gemeentelijke herindeling, per 1 januari 2022 de nieuwe gemeente Maashorst. Bij een gemeentelijke herindeling komt er veel af op de bestaande gemeenten. Daarbij is Bonte Bij gevraagd om het aanbestedingstraject voor zowel het
e-HRM systeem als de uitbesteding van de salarisadministratie te begeleiden. In dit artikel geven we aan hoe we te werk zijn gegaan, wat de uitdagingen voor HR bij gemeentelijke herindeling zijn en hoe deze trajecten ook op afstand door Bonte Bij goed kunnen worden begeleid.
Gevolgen van een gemeentelijke herindeling
De herindeling van de gemeenten Uden en Landerd is vanaf 1 januari 2022 een feit. Dit heeft tot gevolg dat er veel geharmoniseerd moet worden: visie, dienstverleningsconcept, interne processen, wetgeving en beleid, maar ook praktische zaken zoals ICT, bedrijfsvoering, huisvesting, etc. Met andere woorden: er wordt een compleet nieuwe organisatie gebouwd die per 1 januari 2022 van start gaat. Het is een enorme uitdaging om deze transitie soepel te laten verlopen.
Extra uitdaging voor HR: de wet WNRA
De gemeentelijke herindeling heeft voor HR nog een extra uitdaging: de wet WNRA, die per 1 januari 2020 in werking is getreden. In de WNRA wordt de rechtspositie van ambtenaren gelijk getrokken met de positie van werknemers in het bedrijfsleven, wat een enorme impact heeft op het plaatsingsproces. De traditionele wijze waarop dit gebeurde is niet langer door de wet toegestaan. HR-specialisten moeten hierdoor het plaatsingsproces conform het privaatrecht invullen in plaats van het publieksrecht. Het is daarbij niet alleen zaak om de procedure volgens de wet vorm te geven, maar die moet ook recht doen aan de nieuwe gemeente, zodat gewerkt kan worden volgens de nieuwe filosofie en de ambities bereikt kunnen worden. Dat zorgt voor een omvangrijke taak voor HR.
Salarisadministratie en e-HRM systeem
Zowel Landerd als Uden hebben hun salarisadministratie uitbesteed. Ook voor de gemeente Maashorst lag dit onderwerp op tafel. Daarbij was onder andere de vraag of de nieuwe gemeente voldoende omvang heeft om de salarisadministratie in eigen beheer te nemen. Uiteindelijk is bepaald om ook voor Maashorst de salarisadministratie uit te besteden. Doorslaggevend argument in de keuze voor outsourcing hiervan betrof de kwetsbaarheid; het borgen van de continuïteit van de salarisadministratie heeft geleid tot het besluit om de salarisadministratie buiten de eigen organisatie te beleggen en deze binnen het bestek van de aanbesteding mee te nemen.
Na het genomen besluit over outsourcing van de salarisadministratie moest de juiste dienstverlener en het e-HRM systeem worden ingekocht. Landerd en Uden maken gebruik van verschillende systemen van verschillende leveranciers. Voor Maashorst moest hiervoor, volgens de Europese wetgeving, een inkoop traject worden opgestart. Een dergelijke taak is natuurlijk niet nieuw voor de gemeente, maar zelf penvoerder zijn van een Europese aanbesteding op dit gebied, was dat wel. Voor het inkoop-technische proces is de inkooporganisatie Bizob (Bureau Inkoop Zuidoost-Brabant) ingeschakeld.
Toegevoegde waarde van Bonte Bij
Naast de inkoop van een e-HRM systeem en het uitbesteden van de salarisadministratie moest natuurlijk ook naar de inhoud van het HR-proces worden gekeken in relatie tot de inrichting van het systeem. Dit om de juiste match te kunnen maken tussen de behoefte van de gemeente Maashorst en de mogelijkheden van de beschikbare systemen in de markt. Via het eigen netwerk had de gemeente Maashorst de naam van dé expert op dat vlak gehoord, Bonte Bij. Hierop zijn deze partijen met elkaar in gesprek gegaan. “Hans Hoogendoorn en Arthur van der Loop van Bonte Bij konden de uitdaging die voorlag uitstekend toelichten en duidelijk schetsen welk traject hierin gevolgd kon worden”, zegt Dennis van der Schans, lid van de werkgroep personeel van de gemeente Maashorst. “De situatie van Maashorst vroeg om maatwerk en Bonte Bij kon dat bieden. De gemeentelijke herindeling was hierin de bepalende factor: de details van de e-HRM inrichting en gewenste HR-instrumentarium waren nog niet uitgekristalliseerd.” Het was dus nog onduidelijk wat de nieuwe gemeente exact zou willen, maar de basisbehoefte was wel duidelijk: een oplossing en een partner die daar in mee kan groeien en de gemeente Maashorst in het groeipad kan begeleiden.”
Objectieve en pragmatische aanbesteding
“Maashorst had voor de aanbesteding zichzelf het volgende doel gesteld: het krijgen van een goede keuzemogelijkheid en de opdracht objectief te kunnen gunnen aan een gerenommeerde marktpartij”, zegt Dennis. “Bonte Bij heeft kennis van de markt en heeft Maashorst volledig objectief en onafhankelijk hierin begeleid. Hans en Arthur hebben geholpen de vraag aan de markt te formuleren en wisten balans te brengen tussen behoefte en aandachtspunten vanuit Maashorst en hetgeen de moderne e-HRM systemen kunnen bieden.” De expertise van Bonte Bij zit op het kruisvlak van een inkoopbehoefte correct in een bestek verwerken en op een juiste wijze met de marktpartijen hierover te communiceren. “Het is echt een vak apart om een inkoopbehoefte correct in een bestek te verwerken en met de leverancier hierover te communiceren in bijvoorbeeld een Nota van inlichtingen”, erkent ook Dennis.
Aanbesteden tijdens Covid-19
Vanwege Covid-19 werkten ambtenaren van Landerd en Uden hoofdzakelijk vanuit huis. Overleggen en bijeenkomsten zoals men gewend was, waren verleden tijd maar er moest wel een aanbesteding voorbereid en uitgevoerd worden. Dit was ook voor Hans en Arthur een bijzondere werksituatie. Voor Covid-19 had Bonte Bij hiervoor een bewezen werkmethode ontwikkeld: diverse ‘brown paper’ sessies en workshops houden om tot resultaat te komen. Deze aanpak en werkmethodes vroegen om aanpassing richting een digitale variant. Ook dat is gelukt en biedt nieuwe mogelijkheden. Dennis van der Schans kijkt met een tevreden blik terug op het traject: “Als we terugblikken op hoe de informatiebehoefte in dit project is verzameld en hoe de verschillende disciplines (o.a. HR, ICT, Financiën) inhoudelijk met elkaar afstemden en samenwerkten, zijn we dik tevreden. De flexibiliteit van de betrokkenen en de efficiënte werkwijze is zeer te prijzen.”
Implementatie
Na de aanbesteding volgt de implementatie. “De vertrouwensband tussen Maashorst en Bonte Bij, alsmede de aanwezige expertise heeft ertoe geleid dat Hans en Arthur ook gevraagd zijn voor het implementatietraject”, zegt Dennis. Dit is geen eenvoudige klus, maar het vertrouwen is er. Complicerende factoren hierbij zijn natuurlijk de samenvoeging van twee systemen en de opbouw van een nieuwe organisatiestructuur. Daarnaast is de gemeentelijke organisatie erg druk. De aankomende herindeling vraagt steeds meer capaciteit. Bonte Bij heeft er echter alle vertrouwen in dat ook de implementatie goed zal komen.
Een blik in de toekomst voor Maashorst
Na de implementatie is Maashorst nog niet klaar. De implementatie zorgt ervoor dat er een e-HRM oplossing staat die de basisbehoefte van de gemeente Maashorst invult. Maar de gemeente wil meer. Maashorst heeft vier ambities geformuleerd:
- Zes dorpen, één gemeente Maashorst
- Een aantrekkelijke plek om te zijn
- Wonen, werken en recreëren in het buitengebied
- Samen denken, samen doen
Met het realiseren van deze ambities onderscheidt de gemeente Maashorst zich als een krachtige gemeente van zes dorpen met een sterke identiteit. In de gemeente zetten mensen zich samen in voor een fijne leefomgeving. Om dit te bereiken heeft de gemeente mensen nodig. “De werknemers zijn de drijvende kracht achter een gemeente”, volgens Dennis. “Het is belangrijker dan ooit om de juiste mensen op de juiste plek te hebben. Je moet talent vinden, hierin investeren en een duurzame relatie opbouwen. Dit vraagt om flexibiliteit van medewerkers, manager, HR en het instrumentarium wat men hiervoor inzet. Software wordt vaak gezien als niet flexibel en een potentiële belemmering voor de ambities van een organisatie. In de aanbesteding is expliciet aandacht geweest voor een e-HRM systeem en een partner die kan meegroeien in de behoefte van de gemeente. De uitdaging voor HR, maar eigenlijk voor de organisatie als geheel, is om constant te evalueren of ze bereikt wat ze wil en indien nodig bij te sturen. Wanneer dit de norm is, wordt een duurzame en flexibele organisatie neergezet die haar ambities waar kan maken.”
Hans Hoogendoorn en Arthur van der Loop
Bonte Bij