“De aanschaf van een software-pakket als AFAS kun je vergelijken met het kopen van een casco huis. Je moet alles zelf bedenken, inrichten en over de knowhow beschikken om dit überhaupt te kunnen vormgeven. Al snel bleek dat dit intern niet ging lukken. Om de doorontwikkeling binnen ons AFAS-pakket te kunnen realiseren moest ik op zoek naar een partij die ons kon ondersteunen bij het ontwikkelen van het Manager & Employee Self Service gedeelte van het AFAS-pakket. Het werd voor ons één van de grootste projecten van de afgelopen 5 jaar, waar enorm veel vanaf hing.”
Aan het woord is Marjo Trouw, HR-directeur van Koopman Logistics Group; een internationale toonaangevende speler in de automotive branche. De organisatie biedt OEM’s, importeurs, dealers, leasemaatschappijen, verhuurmaatschappijen en andere bedrijven met grote vloten personenwagens een complete logistieke dienstverlening. Net als bij veel andere logistieke organisaties stond Trouw voor de uitdaging om het traditionele karakter van het bedrijf te veranderen en nieuwe HR-toepassingen door te voeren. Maar hoe pak je dat aan?
Verandermanagement
‘Als ik nu terugkijk op de afgelopen jaren, dan was onze HR-werkwijze voor de implementatie van AFAS een stuk inefficiënter. Gegevens stonden vaak op verschillende plekken opgeslagen en één centrale stroomlijn was niet aanwezig’, aldus Trouw. Een systeem implementeren is echter slechts het begin. Hoe zorg je ervoor dat een dergelijk nieuw systeem door alle collega’s direct geadopteerd wordt? Je krijgt bijvoorbeeld te maken met sceptici en met medewerkers die technisch minder onderlegd zijn. Het verandermanagement in een dergelijk traject is cruciaal om tot succesvolle implementatie te komen. ‘Mijn advies? Schakel de hulp van specialisten in. Betrek een partij die met behulp van hun jarenlange ervaring en trackrecord vertrouwen geven aan de organisatie, en hen aan de hand meenemen gedurende het proces. Zo verdwijnt de weerstand van sceptici binnen no time. Bovendien is het essentieel om alle lagen uit de organisatie te betrekken gedurende het proces. Op advies organiseerden wij regelmatig klankbordgroepen, kennissessies, software demo’s en praatten we elkaar bij over de ins en outs van het systeem. Zo blijft iedereen constant op de hoogte van de ontwikkelingen en wordt adoptie een stuk eenvoudiger. Zoals altijd; communicatie is key!’.
Content
Niet alleen het verandermanagement was een belangrijke uitdaging binnen Koopman, maar ook het bereiken van de medewerkers. Chauffeurs zijn veelal op pad, en daarmee lastiger te bereiken dan kantoorpersoneel. Trouw herinnert zich de aanpak nog maar al te goed: ‘De verschillende manieren van communicatie hebben een substantiële bijdrage geleverd aan het succes van het project. Met behulp van posters, avondsessies, informatiebijeenkomst en nieuwsbrieven hebben wij alle chauffeurs en overige medewerkers aangehaakt. Speciaal voor de chauffeurs hebben wij vrijdagavondsessies georganiseerd, waarin zij met al hun vragen terechtkonden. Bovendien organiseerden wij klankbordgroepen met meerdere chauffeurs uit het werkveld. Hiermee kregen zij de mogelijkheid om mee te denken met het proces. Juist die persoonlijke betrokkenheid van de medewerkers uit het werkveld werd enorm gewaardeerd. Je ziet inmiddels zelfs de ‘minst digitale’ medewerkers volop gebruik maken van de handige mobiele app. Prachtig om te zien’, aldus Trouw.
Resultaat
Al met al heeft Koopman grote stappen gemaakt in het digitaliseren van haar organisatie. Trouw stelt: ‘We merken al direct de honger naar meer bij onze managers, maar ook medewerkers. Dat is voor mij al de 100% geslaagdheid van het project. Het is nu nog wel een jaar van landen en inbedden. Inmiddels zijn alle basisprocessen doorgevoerd en gaan we de komende jaren verder uitbouwen. Als ik kijk naar de resultaten tot dusver dan zijn we efficiënter en sneller geworden, ligt de werkdruk op de HR-afdeling lager dan de afgelopen jaren en is de kwaliteit binnen HR aanzienlijk verbeterd. Ik kan me geen leven meer zonder voorstellen en ben er tot op de dag van vandaag nog superblij mee. Het gaat zelfs zo goed dat wij momenteel ook bezig zijn met een internationale roll-out bij onze dochteronderneming. De kennis, de knowhow en de aanpak van onze adviseurs hebben hierin absoluut een belangrijke rol gespeeld. Ik kan niet anders dan zeggen dat dit hét voorbeeldproject binnen Koopman is geweest. Ik zou het zo nog een keer doen’, sluit Trouw af.
