Rondom Europese aanbestedingen van e-HRM-systemen zitten veel haken en ogen. Om een succesvolle aanbesteding te doen, moet er rekening gehouden worden met Europese wetgeving. Er moet voldoende marktkennis zijn om de juiste beslissingen te nemen en ruimschootse ervaring is essentieel. En laten dat nou nét de aspecten zijn waar Bonte Bij in excelleert. Jon de Vries en Hans Hoogendoorn, beide als e-HRM specialisten werkzaam bij Bonte Bij, bespreken de uitdagingen waar veel organisaties mee kampen en hoe zij als experts te werk gaan bij de begeleiding van Europese aanbestedingen.

De klant centraal
De relatie tussen klant en leverancier is hét vertrekpunt als het gaat om Europese Aanbestedingen. Een goede klik op zakelijk maar liefst ook persoonlijk gebied, resulteert in een duurzaam en succesvolle samenwerking. “Wij zijn pas gelukkig als de klant een goede relatie heeft met de leverancier en dat dit zo lang mogelijk binnen de regelgeving voortduurt”, aldus Jon. “Wat wij als  Bonte Bij vooral toevoegen aan een aanbestedingsproces is onze marktkennis en onze kennis van de leveranciers die in het veld opereren. Doordat we de leveranciers door-en-door kennen, weten we of de vraag vanuit de klant reëel is en waar de onmogelijkheden zitten. Ambitie van de klant en de mogelijkheden van systemen moet met elkaar in balans zijn.” Veel opdrachtgevers zien, met name door het grote en diverse aanbod van leveranciers, door de bomen het bos niet meer. “Juist in dat proces kunnen wij perfect begeleiden; wij zorgen namelijk dat de leverancier past bij de vraag die de klant heeft”, vult Hans aan.

Binnen een aanbestedingsproces is het cruciaal om de gebruikers mee te nemen in het opstellen van het programma van eisen, wensen en de casusbeschrijvingen. “Wij dagen onze klanten uit, organiseren workshops en bevragen hen door middel van interviews”, benadrukt Hans. Er zit niet alleen een vragende kant, maar ook een beoordelende kant aan dit proces. “Wij zijn daarin procesbegeleider. We zeggen niet wat goed is, maar adviseren wat er mogelijk is”, concludeert Jon. De uiteindelijke beslissing ligt altijd bij de klant zelf.

Onafhankelijk partner
Opdrachtgevers kennen vaak de markt van HR-systemen niet goed en beschikken niet over de nodige expertise om een goede vergelijking te maken tussen het aanbod van verschillende leveranciers. Bovendien heeft een organisatie niet altijd de juridische expertise in huis om een verbinding te leggen met het juridische aspect van een aanbesteding. “Wij kunnen als sparringpartner optreden en een verbinding leggen met de juridische kant. We zijn zelf geen juristen, maar hebben ondertussen zoveel ervaring dat we de juridische mogelijkheden en risico’s kunnen onderkennen. Belangrijk is daarbij dat we een onafhankelijke partij zijn. Een inkoper heeft bijvoorbeeld vaak andere doelstellingen bij een aanbesteding dan de klant zelf, waardoor het regelmatig voorkomt dat men niet op één lijn zit. En dat kan tot ongewenste situaties leiden”, aldus Hans.

Om problemen te voorkomen en onderlinge samenwerking soepel te laten verlopen, is het aan te raden om een externe partij in te schakelen. “Wij bundelen alle kennis die wij hebben over aanbestedingen en combineren dit met de kennis die klanten bezitten over hun eigen organisatie. Bovendien betrekken we de gebruikers ook bij alle stappen in het proces. Zij moeten immers met het systeem gaan werken, nu en in de toekomst”, stelt Hans. Daarnaast zijn wij een echte netwerkorganisatie en maken wij binnen alle projecten dankbaar gebruik van ons uitgebreide netwerk van specialisten, klanten en leveranciers. Zo sluiten wij altijd aan op de behoefte van de klant.” Het uiteindelijke gezamenlijke doel is om tot een langdurige oplossing te komen. “Anders moet je na drie jaar weer een nieuwe aanbesteding doen. Dit kost enorm veel tijd én geld. Dat wil je als organisatie niet”, vult Jon aan.

Uniek traject
Een uniek aspect van het aanbestedingsproces van Bonte Bij is de inzet van bestaande klanten bij aanbestedingen van nieuwe klanten. “Deze klanten hebben ons traject al eens doorlopen en kunnen vertellen hoe zij dit hebben ervaren en dat is enorm waardevol”, licht Jon toe. “Bovendien verbinden we op deze manier onze klanten en delen we de kennis”, vult Hans aan. Maar, leggen de twee heren uit, iedere klant heeft een eigen traject. Natuurlijk bestaat er maatwerk per klant, maar de stappen die ze nemen zijn eigenlijk vrijwel identiek. Juist daarom kunnen klanten onderling veel van elkaar leren. Hans legt uit: “We beginnen altijd bij de basis: een strategiesessie en bijbehorende marktverkenning. Vervolgens identificeren we samen met de klant de specifieke eisen en wensen voor de aanbesteding. Vaak gaat dit in samenspel met een inkoper of jurist. Tot slot wordt de aanbesteding gepubliceerd en kan het vervolg van start gaan. Wij beoordelen hierin niet, maar leiden dus wel het proces van de beoordeling”, benadrukt Hans nogmaals.

Bonte Bij beschikt over gedegen kennis van HR-processen en workflow functionaliteiten. Ze komen snel tot de kern van de behoefte van de organisatie. Ze kennen de markt van pakketleveranciers tot in detail, tegelijk hebben ze een unieke, onafhankelijke positie. Met deze mix hebben ze ons tijdens de beoordeling van aanbiedingen objectief kunnen adviseren voor de best passende oplossing.”

Eva Swager-Solymosy, werkzaam bij Svb

De persoonlijke begeleiding vervult een belangrijke rol in de aanpak van beide adviseurs: “We nemen de klant mee in een bepaald stramien. Het geeft duidelijkheid en klanten worden hierbij aan de hand meegenomen. Ze blijven altijd zelf de regie houden en wij hebben als externe adviseurs een meer coachende en ondersteunende rol. Datgene wat zij missen aan expertise op dit gebied, kunnen wij direct aanvullen”, aldus Jon.

Over de unieke aanpak van Bonte Bij valt volgens beide heren niet te twisten. “Wat ons bureau uniek maakt, is dat we voor een duurzame partnership gaan tussen klant en leveranciers en dat het belang van de klant en leverancier centraal staat. In een uitzonderlijk geval hebben wij weleens een opdracht teruggegeven aan een klant. Er was veel weerstand voor een nieuw HR-systeem binnen die betreffende organisatie. Door het oude systeem met een jaar te verlengen en de aanbesteding uit te stellen, lieten we duidelijk blijken dat we het belang van de klant écht centraal stellen. Soms is een organisatie simpelweg niet klaar voor een nieuw systeem en zou de implementatie een stuk minder succesvol zijn geweest. Wij proberen hier altijd in mee te denken en het best passende advies te geven, ook al levert dat voor ons geen direct rendement op. Er zijn maar weinig bureaus die doen wat wij doen, en wij zijn er dan ook verdomd goed in”.

Heeft uw organisatie ondersteuning nodig op het gebied van Europese Aanbestedingen? Neem contact op met Jon de Vries of Hans Hoogendoorn voor een vrijblijvende kennismaking. Bonte Bij helpt u graag op weg!