Terugblikkend op de afgelopen 20 jaar zie ik een duidelijke rode draad in succesvolle overnames en fusies. In dit blog deel ik mijn advies om de integratie van medewerkers vanaf de start succesvol in te zetten.

Al bijna 20 jaar maak ik ze van dichtbij mee: fusies, in- en outsourcing trajecten en overnames. Het eerste traject waarin ik de integratie mocht begeleiden herinner ik me als gisteren. Ik werd gevraagd een traject in de eindfase over te nemen van iemand anders. Het betrof een grote organisatie; veel mensen, veel emoties. Er hing veel vanaf. Spannend was het echter niet alleen voor mij. De medewerkers van de organisatie in kwestie werden al tijden in het ongewisse gelaten over de harmonisatie van arbeidsvoorwaarden en de standplaats van de werkzaamheden. De weerslag daarvan was zichtbaar en voelbaar. Wat volgde was een intensief eindtraject. Ik zou die belangrijke les voor de rest van mijn carrière niet vergeten. Gebrekkige communicatie is een slecht uitgangspunt voor succesvolle integratie. En integratie is en blijft een menselijk proces.

Gelukkig heb ik sinds die tijd tientallen organisaties vanaf de start mogen begeleiden bij hun transitie. Die begeleiding is altijd noodzakelijk, want ieder bedrijf staat voor de uitdaging om na een overname zo snel mogelijk tot een goed functionerend ‘nieuw geheel’ te komen. Niet alleen in termen van cijfers, maar bovenal in termen van klimaat. Het bedrijf dient immers het nieuwe thuis worden van medewerkers; de plek waar ze tot hun recht komen en in hun kracht staan. Een flinke overstap voor iedereen, en zodoende de taak aan de betrokken om medewerkers op de hoogte te houden van de voortgang en alle (kleine) stappen die genomen worden in het overname- of integratieproces. Gek genoeg zie ik dat het hier in de praktijk bij organisaties intern nog vaak aan schort. Net als toen. 

Aanpak bij integratie van medewerkers

De wil om medewerkers direct bij het proces te betrekken is er doorgaans wel, maar de vertaling naar handelen wordt in de regel door intern beleid bemoeilijkt. In een voortraject zijn onderhandelingen nog geheim; men wil in stilte de beste deal uitonderhandelen of waakt voor kapers op de kust. Tot de handtekening zich aandient blijft het stil, maar in de praktijk weten medewerkers dat er iets ‘loos is’. Die wetenschap, – of het gebrek daar aan -, brengt onduidelijkheid en onrust. Terugblikkend op de afgelopen 20 jaar zie ik een duidelijke rode draad in succesvolle cases. Bepalend voor het resultaat is de aanpak die je hanteert. Kenmerkend zijn openheid en transparantie vanuit de directie, hoe cliché ze ook mogen klinken.

Bevlogen zijn

Betrek medewerkers tijdig; het gaat nog zo vaak fout. Geef hen een stem. Pols voortdurend waarover ze geïnformeerd willen worden en kom daarin zo volledig mogelijk tegemoet. Informeer hen over de voortgang van de onderhandelingen en manage hun verwachtingen. Geen nieuws is óók nieuws; het bericht dat er nog geen nieuwe ontwikkelingen zijn is eveneens het delen waard. Onthoud dat medewerkers bij gebrek aan berichtgeving in de regel zelf gaan speculeren. Logisch, want in tijden van onzekerheid zoek je zelf naar plausibele verklaringen.

Zodra er meer bekend is adviseer ik je uitermate transparant te communiceren over doelstellingen, resultaten en de betekenis van deze transitie voor de medewerkers. Zwijgen is goud gaat in deze setting niet op. Uit het niets communiceren over zelf genomen besluiten is een tactiek die op weinig compassie kan rekenen. Medewerkers geven een eigen invulling aan jouw stilte, en die invulling is vaak negatief geladen. Speculaties gaan niet enkel ten koste van de werktijd, maar bovenal van de sfeer.  Wees dus ‘aanwezig en zichtbaar op de werkvloer’, nog voordat medewerkers hun eigen beeld kleuren over hetgeen hen mogelijk te wachten staat. En met mijn ervaring kan ik je vertellen: Het kost een hoop tijd om die gekleurde visie te neutraliseren.

Medewerkers een thuis geven begint met communicatie

Communiceren kan in alle vormen. Passend bij jouw organisatie, maar bovenal bij de manier waarop medewerkers de informatie wensen te ontvangen. Informeer medewerkers dus op hun eigen manier, en zodanig dat zij de informatie altijd kunnen nalezen. Zorg dat ze weten waar ze terecht kunnen met vragen. Het creëren van een nieuwe thuisbasis begint immers met het creëren van een veilige (thuis)haven.

Francisca Donkersloot