Bonte Bij en Future Communication werken samen aan een succesvol verandertraject. Lees hieronder meer over dit mooie project waarbij Dominique en Roos van Future Communication werden ingeschakeld voor de interne communicatie!

Verandervraag

PGGM wil een nieuwe performance- en beloningsfilosofie invoeren. Een filosofie die beter aansluit bij de strategische uitdagingen van de organisatie, de ontwikkelbehoeften van medewerkers en de huidige stand van zaken op de arbeidsmarkt. De nieuwe filosofie fungeert als mede-aanjager voor een gewenste cultuurverandering. Het vergroten van de eigen wendbaarheid, het stimuleren van de continue dialoog en meer focus op integrale samenwerking staan hierbij centraal.

De nieuwe filosofie en het beleid dat daaruit voortvloeit, betekent voor medewerkers en leidinggevenden een grote omslag in denken en doen. Om iedereen te helpen omgaan met de verandering, richten HR-specialisten, medewerkers en leidinggevenden van PGGM een projectgroep in die wordt geleid door organisatieadviseur Erik Marcelis van Bonte Bij. Erik ziet al snel dat communicatie expertise nodig is om het project van de grond te krijgen en schakelde Dominique en Roos in.

Erik vertelt:

“De projectgroep was op HR-gebied uitermate deskundig en de te maken strategische keuzes waren onderbouwd met gedegen analyses. Echter, vanuit onze inhoudelijke kennis vonden wij het lastig om ons te verplaatsen in de PGGM-collega’s die te maken zouden krijgen met een fikse verandering. Omdat het communiceren van de boodschap achter de verandering en de te maken strategische keuzes een vak apart is, zochten we een communicatie-expert die de projectgroep kon begeleiden bij het overbrengen van de boodschap.”

Grip op verandering: de communicatieaanpak

Managing consultant Dominique Salomons wordt aangetrokken en gaat samen met de projectgroep aan de slag met de ontwikkeling van een communicatiestrategie die optimaal aansluit bij de belevingswereld van de medewerkers.

De communicatie heeft als doel om vertrouwen te winnen, draagvlak te creëren en leidinggevenden en medewerkers voor te bereiden op de nieuwe werkelijkheid. In de uitwerking ligt de focus op:

  1. Leidinggevenden optimaal in positie brengen door hen te faciliteren bij de eigen communicatie en de uitvoering van hun rol.
  2. Houvast en perspectief bieden aan medewerkers en leidinggevenden in het veranderproces: helpen bij het loslaten van ‘het oude’ en het omarmen van ‘het nieuwe’.
  3. Transparante, relevante en goed getimede informatie over de voortgang in het proces, afgestemd op de specifieke medewerker en op besluitvorming/mijlpalen in het proces
  4. Betekenis geven aan de verandering: met een krachtige, consistente kernboodschap en de concretisering wat dit betekent voor de medewerker.

Leidraad in de communicatie

De projectgroep wil flexibel en wendbaar zijn, zodat deze ad-hoc kan inspelen op gebeurtenissen en ontwikkelingen. Daarom wordt niet gekozen voor een dichtgetimmerde detailplanning, maar om te werken vanuit vijf leidende communicatieprincipes. Deze vormen de onderleggers voor alle communicatie uitingen:

  1. Persoonlijk:           mondelinge communicatie boven schriftelijke communicatie
  2. Ondersteunend:   leidinggevenden helpen bij de eigen communicatie
  3. Interactief:             focus op draagvlak en stimuleren participatie
  4. Transparant:         de toon is open, eerlijk, waarderend
  5. Herkenbaar:          consistentie in boodschap, toon, vormgeving, look & feel

Feedbackloop

Een belangrijk onderdeel in het proces is het creëren van draagvlak. Daarom worden het plan van aanpak en de communicatie uitingen telkens getoetst bij diverse groepen, zoals de projectgroep, beslissers en een ambassadeursgroep van medewerkers die fungeert als de ogen en de oren op de werkvloer. Deze feedbackloop wordt gedurende het hele traject aangehouden.

Vijf leidende communicatieprincipes

  • Persoonlijk
  • Ondersteunend
  • Interactief
  • Transparant
  • Herkenbaar

Door zo breed mogelijk te toetsen krijg je inzicht in de motivatie, drijfveren en zorgen bij medewerkers in alle lagen van de organisatie en kun je in de communicatie hierop inspelen. Deze maatwerkaanpak heeft geleid tot een beter begrip en soepeler acceptatie van de verandering.

Dominique Salomons, Managing consultant Future Communication

Eén van de succesfactoren was dat communicatie niet als het exclusieve domein van communicatieadviseurs werd gezien. De HR-projectgroep voelde zich mede-eigenaar. Ook de actieve feedback van de ambassadeursgroep hielp ons om de communicatie nog scherper af te stemmen op de behoeften van de verschillende medewerkers.

Roos Bouman, Consultant Future Communication

Wat werd er anders?

Deze intensieve samenwerking in de driehoek HR, Communicatie en Organisatie heeft zijn vruchten afgeworpen. In fase 2 van de aanpak hebben we tijdens sessies met medewerkers via polls het effect van de communicatie gemeten. Ruim 85% van de medewerkers gaf aan dat voor hen duidelijk was wat er in de nieuwe werkwijze ging veranderen. Ruim driekwart van de medewerkers liet weten de voorgestelde veranderingen te begrijpen en de voordelen hiervan te zien. Het overgrote deel van alle medewerkers heeft inmiddels een ontwikkelplan gemaakt volgens de nieuwe aanpak. De speciale leeromgeving heeft meer dan 1000 unieke bezoekers en is meer dan 12.500 keer bezocht.

Erik concludeert:

“Dit verandertraject laat zien hoe optimale kruisbestuiving tussen HR en Communicatie kan leiden tot een succesvolle aanpak. De prettige en frequente afstemming met de opdrachtgever en intensieve samenwerking binnen het projectteam zijn daarbij cruciaal geweest.”

Meer weten?

Wil je meer weten over dit project of weten wat wij voor jou of jouw project kunnen betekenen? Neem contact op met Erik Marcelis van Bonte Bij.