Agile betekent letterlijk ‘lenig’, ‘vlug’ of ‘behendig’. Het is geen werkmethode, maar een manier van denken die organisaties in staat stelt om klantgerichter, wendbaarder en veerkrachtiger te worden. Om flexibel te zijn in strategie en (onvoorziene) problemen snel te kunnen tackelen wordt er gewerkt in korte cycli. Van innovatie en applicatie ontwikkeling tot marketing en sales: je ziet agile inmiddels overal waar vernieuwing plaatsvindt en waar men de behoefte voelt om goed in te spelen op de snel veranderende wereld. Het gedachtengoed van agile straalt dan ook af op alle afdelingen en processen van een organisatie. Toch valt me op dat HR in de regel achter deze ontwikkeling aanloopt. Wat betekent dat voor de organisatie? En waarom is een inhaalslag zo belangrijk?

Waarde toevoegen met HR

Een van de belangrijkste uitgangspunten van agile is dat je continu onderzoekt hoe je de meeste waarde kunt toevoegen. In dat uitgangspunt schuilt een vraag die binnen HR afdelingen nog te weinig gesteld wordt.

Agile faciliteert een organisatie in het bereiken van haar doelen. Onderweg naar die doelen heeft het invloed op alles wat binnen een organisatie gebeurt, werkt en ontwikkelt. Dat reikt van een leiderschapsstijl tot de manier waarop multidisciplinaire teams worden georganiseerd. In de agile filosofie is dat bijvoorbeeld minder hiërarchisch, de verantwoordelijkheden liggen aanzienlijk lager in de organisatie. Met de kennis dat mens en organisatie door agile beïnvloed worden lijkt het vanzelfsprekend dat  de HR afdeling, – bij uitstek mens en proces georiënteerd—, kritisch moeten kijken naar haar beleid. Hoe kan HR structureel waarde (blijven) toevoegen en relevant blijven voor de agile werkende medewerker en organisatie? Agile dient zich immers niet te vormen naar HR, maar andersom.

Kortom, een aantal belangrijke vragen voor de HR professional:

Welke impact heeft agile op onze organisatie?

In hoeverre dienen wij het HR beleid hierop aan te passen? 

Hoe kunnen we vanuit HR ( in termen van beleid en procedures) het agile werken optimaal ondersteunen?

Het zijn slechts enkele vragen die bovenaan de HR-agenda thuishoren. Ze vragen om innovatieve denkkracht en een kritische reflectie op de eigen proces- en werkstructuur. In de praktijk zie ik helaas dat HR afdelingen agile nog te vaak op een vrijblijvende basis adopteren. Een gemiste kans. Niet alleen verdient de impact van agile op de organisatie meer aandacht, ook HR zélf dient een transitie te maken naar een agile werkcyclus om een kloof met de agile werkende organisatie te voorkomen.

Beoordelingsgesprekken en feedback 

Wanneer die kloof tóch is ontstaan wordt deze op verschillende manieren zichtbaar en merkbaar, zoals in de groeiende onduidelijkheid over beleid. De projectteams werken reeds met korte cycli, terwijl HR blijft vasthouden aan haar vaste jaarcyclus. Een sprekend voorbeeld van zo’n kloof zie je in de wijze waarop een organisatie omgaat met beoordelingen. Waar doorgaans eenmaal jaarlijks beoordelingsgesprekken vanuit HR geïnitieerd werden, is feedback binnen het team een constante factor binnen agile cycli. Net zoals de directe aanwezigheid van de opdrachtgever bij deze gesprekken overigens. Oftewel, waar medewerkers voorheen individueel beoordeeld worden, geven Agile teams elkaar voortdurend feedback. Aan HR aldus de taak om de eigen cyclus en bovenal aanpak kritisch te heroverwegen. Zijn beoordelingsgesprekken überhaupt nog van deze tijd? Kilian Wawoe stelde in een artikel in het NRC eind december 2017: “Beoordelingsgesprekken leveren alleen een hoop frustratie op. Iedere topsporter heeft een coach, en elke professional zou dat ook moeten hebben. Iemand die echt weet wat je aan doen bent en daar échte feedback op kan geven.”

Mijn advies voor HR managers

Agile vraagt van je dat je leert en bijstelt. Uit het voorbeeld van de beoordelingsgesprekken blijkt al dat agile van HR verlangt om in actie te komen. Strakke jaarlijkse beoordelingsstructuren integreren in een agile structuur heeft geen zin; mensen gaan minder makkelijk open staan voor kritiek en het strookt met de wijze waarop agile teams gezamenlijk willen kunnen anticiperen op en leren van feedback. Wanneer jouw organisatie de eerste stappen maakt richting Agile, zorg dan dat je als HR vooraan staat. Kom met voorstellen om HR instrumenten en beleid te transformeren naar de nieuwe structuur, met kleine aanpassingen kom je er niet. Rapportage- en verantwoordingslijnen, evaluatiemomenten en het effect ervan op beloningen; ze vragen allemaal om een revisie. Als HR manager ben je bij uitstek de spil om verandering te faciliteren. Samen groeien en wendbaar worden, daar mag het in 2018 meer dan ooit over gaan.

– Lucienne Samuels, Bonte Bij