Laat ik beginnen met de boodschap die ik je wil meegeven in het kader van het herontwerpen van HR processen:

Efficiency is mooi, maar in werkelijkheid gaat het om iets anders. 

De wereld om ons heen ontwikkelt zich, mede door de snelheid waarmee technologische innovaties zich aandienen, in razend tempo. Die snelheid dwingt een organisatie om continu te innoveren.  Deze voortdurende evolutie kent ook zijn weerslag op HR. Vragen blijven lang liggen. Benchmarks tonen aan dat concurrenten beter presteren. En wanneer men de bezetting eens kritisch onder de loep neemt lijkt de verhouding tussen het aantal FTE’s en de output uit balans. Een aanleiding tot het herontwerpen van HR processen kan zich via verschillende signalen en wegen aandienen. “Er moet meer efficiency komen”, wordt er dan gezegd. Doorgaans een juiste constatering, maar in mijn optiek het verkeerde vertrekpunt.

HR processen herontwerpen begint bij de basis

Wanneer besloten wordt om HR processen te herontwerpen is het allereerst taak om de huidige situatie kritisch te analyseren. In eerste instantie dient bijvoorbeeld antwoord te worden gegeven op fundamentele vragen als:

  • Hoe verlopen HR processen op dit moment?
  • In hoeverre wordt de procesflow nageleefd, en in hoeverre is dit wellicht met de tijd vertroebeld geraakt?
  • Van welke systemen wordt gebruik gemaakt? 

Zodra de scan volledig is worden de bestaande processen geschetst. Een dergelijk scan- en schetsproces dient niet alleen als analyse, maar ook als confrontatie. Bestaande problemen komen altijd boven water. En dat kan bést confronterend zijn, in het bijzonder wanneer blijkt dat jouw afdeling al geruime tijd ondermaats presteert. In de praktijk wordt de schuld vaak eerst bij medewerkers gezocht. In werkelijkheid ligt het probleem elders; de procesvoering ‘van boven’ is verslapt, of men ziet simpelweg niet dat het beter kan. Deze eerste stap is dan ook een eyeopener voor alle betrokkenen en vereist een open klimaat waarin verandering omarmd wordt. Makkelijker gezegd dan gedaan, maar hé: no guts, no glory. Het ontwerpen van kwalitatieve processen begint immers bij de absolute basis. Wanneer we over inzicht beschikken kunnen we als Bonte Bij vrijwel direct aangeven waar zich besparings- en verbetermogelijkheden bevinden.

Je verdient meer dan efficiency 

In een herontwerp-proces zijn in feite twee routes denkbaar: je schetst met elkaar een ideaalbeeld en werkt de weg ernaar toe uit, óf kiest voor de inzet van een best practice. Laatstgenoemde wordt in de praktijk nog wel eens gauw van tafel geveegd met het argument dat de interne processen zodanig uniek zijn ‘dat vergelijking niet mogelijk is’. Processen zijn in de regel echter niet zo uniek als men denkt en kunnen worden teruggebracht tot een eenvoudige(re) essentie. Bij een herontwerp kijkt Bonte Bij integraal naar het vraagstuk, waarbij drie elementen centraal staan:

Het proces: hoe wil je dat het proces loopt?

De techniek: hoe wil je dat de techniek werkt? En bovenal;

De mens: hoe kan de mens anders gaan werken en presenten?

Je raadt het vast al: de menselijke factor is lastig te veranderen. In termen van efficiency grijpen organisaties in de regel naar het proces en de techniek, maar het veruit belangrijkste element staat op de laatste plaats. Niet voor niets, want veranderkunde is een vak op zich. Het is echter ook de sleutel tot kwaliteit, wat efficiency overstijgt. Het begint bij de basis, waarin mensen betrokken worden en medewerkers worden uitgevraagd.

Wanneer je streeft naar duurzame kwaliteit binnen HR processen, begin dan bij het begin. Wees eerlijk en open. Niet alleen naar (én met!) je medewerkers, maar bovenal naar jezelf. Immers, jouw bedrijf verdient zoveel meer dan enkel efficiency.

Michel van Manen