Als begeleiders van Modern Organiseren zijn wij al jaren bezig met ‘leidinggeven op afstand’. Een begrip wat door de Coronacrisis opeens op grote schaal heel letterlijk vorm krijgt. Leidinggevenden zijn massaal noodgedwongen om vanuit huis hun medewerkers aan te sturen en te ondersteunen. Wij hanteren graag voor leidinggeven op afstand het begrip ‘loslaten in verbinding’.

Het gaat daarbij om het creëren van de juiste mate van autonomie c.q. zelfstandigheid. Te veel autonomie geeft medewerkers het gevoel ‘we worden aan ons lot overgelaten’, te weinig autonomie voelt als ‘ze vertrouwen ons niet, ik krijg geen ruimte’.

Nu voor de meeste medewerkers de thuiswerkplek zo goed mogelijk is ingericht en de benodigde techniek is geïnstalleerd, kan het echte leidinggeven op afstand beginnen. Was het de afgelopen weken vooral wennen aan Zoom meetings, Teamsvergaderingen of skypen, beginnen we nu te beseffen dat werken op afstand de komende weken, wellicht maanden de realiteit zal zijn.

De juiste balans hierin vinden doe je met elkaar, het is altijd maatwerk. Je geeft deze vorm door te werken aan 4 pijlers.

De pijlers kunnen richting en houvast geven aan leidinggevenden en medewerkers die met elkaar op afstand werken.

De 1e pijler: Verbinden vanuit visie
Juist nu medewerkers veel zelfstandiger moeten werken en op fysiek op afstand staan van hun organisatie is het van belang dat ze dit doen vanuit een gezamenlijke visie. Een gezamenlijk beeld van waar het team voor staat en hoe ze ( bijgestelde) doelen wil waarmaken. Als de visie voor iedereen helder is werkt deze richtinggevend bij het nemen van de juiste beslissingen. Ook als je niet aldoor ‘ziet c.q. meemaakt’ wat de collega’s doen.

Tip: Vraag je af als leidinggevende of de visie helder en inspirerend is voor medewerkers om op afstand te kunnen werken en houd de visie levend.

De 2e pijler: Ontwikkelen van vakmanschap
Nu je als leidinggevende fysiek meer op afstand komt te staan, is het kunnen vertrouwen op vakmanschap van grote waarde. Is de basis van het team op orde? Zijn de kaders waarbinnen mensen werken duidelijk en beschikken medewerkers over de juiste bevoegdheden om slagvaardig te kunnen werken? Vraag medewerkers hier over na te denken en een voorstel te doen over wat ze op dit moment missen aan kennis, vaardigheden en bevoegdheden om het werk zo goed mogelijk te kunnen doen. Het hoort bij autonomie dat de medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor het eigen vakmanschap én hierover actief communiceren.

Juist in deze tijd is het als leidinggevende van belang medewerkers te blijven aanmoedigen om kennis te delen. Er zullen zoveel leerzame, nieuwe ervaringen worden opgedaan waar je als bedrijf ook in de toekomst je voordeel mee kan doen. Organiseer hier bijvoorbeeld op een vast tijdstip een apart (kort) overleg over of zet het als vast agendapunt op het werkoverleg. Je kunt hierbij ook denken aan het maken van vlogs, blogs.

Tip: Bespreek op welke wijze vakmanschapsontwikkeling en kennis delen de komende tijd gaat gebeuren. Maak gebruik van de kwaliteiten van het team. Wie kan hier wat in betekenen en waar zit energie op?

De 3e pijler: Stimuleren van teamgedrag
Samenwerken op afstand vraagt meer dan dat de digitale middelen op orde zijn en dat iedereen in staat is er mee te werken. De grootste uitdaging van op afstand werken blijkt het in verbinding blijven met elkaar. Mensen zijn sociale wezens en willen graag ergens bij horen. Het zal duidelijk zijn dat het samenwerken op afstand van de leidinggevende vraagt om het team hierbij te ondersteunen. Veel zaken zullen opnieuw georganiseerd moeten worden. Wat zijn de vaste overlegmomenten, welke informatiestromen zijn er en ook erg belangrijk hoe organiseren we sociale steun en gezelligheid? Belangrijk is te inventariseren welke behoefte het team heeft aan als het gaat om samenwerken en de manier van organiseren aan te laten sluiten bij de fase van teamontwikkeling. Dit zou dus voor verschillende teams in een organisatie, verschillend kunnen uitpakken.

Bij zelfstandig werken hoort ook dat medewerkers minder gericht zijn op de leidinggevende en meer op elkaar. Waardering en ondersteuning krijgen, het gevoel een prestatie goed afgerond te hebben zijn in deze tijd extra belangrijk en kunnen heel goed gevonden worden bij elkaar.

Tip: Stimuleer dat medewerkers elkaar benutten om waardering te krijgen, ondersteuning te zoeken en stil te staan bij geleverde goede prestaties.

De 4e pijler: Coachen op werkplezier
Veel medewerkers zijn niet gewend op afstand te werken. Heel veel zaken die vanzelfsprekend waren, vallen nu weg. Niet alleen een fijne werkplek, maar ook de collegialiteit en gezelligheid van collega’s om je heen. Het gemak waarmee je even om hulp kon vragen en de bevestiging en waardering die je ontving. Ook de werk-privé balans kan een uitdaging zijn. Wanneer stopt werk nu? En hoe werk je thuis met jonge kinderen die je ook nog les moet geven en/of verzorgen?

Tip: Als leidinggevende is het belangrijk om regelmatig te vragen hoe medewerkers hun werk beleven en welke acties genomen kunnen worden om het vol te houden, goede kwaliteit kan blijven leveren en het werkplezier, juist in deze tijd, op peil te houden.

Tot slot
Hierboven zijn verschillende uitdagingen van het leidinggeven op afstand beschreven. We zijn er van overtuigd dat de huidige situatie leidinggevenden een kans geeft om te leren los te laten, meer autonomie te ontwikkelen bij medewerkers, slagvaardiger en efficiënter te werken, elkaar vertrouwen geven en minder lang te vergaderen. Kortom: Los te laten in verbinding.

Onze belangrijkste tip aan leidinggevenden is: focus niet alleen op de organisatie van het eigenlijke werk maar vooral op hoe jij kunt organiseren dat medewerkers zo zelfstandig mogelijk kunnen werken en kwaliteit kunnen blijven leveren en zich als team verbonden blijven voelen met elkaar, met jou en met de organisatie.

Wil je meer weten, neem dan contact op met Tanja Hoornweg of Eva van Gils.