Uit angst dat er iets fout gaat, zijn veel organisaties ingericht op basis van controle, in plaats van er op te vertrouwen dat het goed gaat. Daardoor wordt een organisatie dichtgetimmerd met regels, en ontstaat een verstikkende hiërarchie. Het resultaat is dat medewerkers zelf geen initiatief meer nemen en geen lef meer tonen, omdat ze alles moeten verantwoorden.

Een oplossing is het werk op een moderne manier organiseren, volgens Tanja Hoornweg en Eva van Gils. Deze tijd vraagt om een andere vorm van samenwerken, taken en rollen verdelen en ander leiderschap. In 2012 richtten zij daarom HNL (Het Nieuwe Leidinggeven) Company op. Tanja en Eva zijn binnen dit bedrijf werkzaam als zelfstandig coach/adviseur en hebben ruime ervaring in leiderschaps- en teamontwikkeling.

De juiste mensen op de juiste plek
Wat wij zien is dat in veel gevallen de klassieke hiërarchische manier van werken, niet meer de oplossing is voor organisaties die voor uitdagende en complexe vraagstukken staan. Die te maken hebben met veeleisende klanten en met een nieuwe generatie medewerkers.

“Wat wij willen bereiken is dat organisaties kiezen voor een organisatievorm die past bij de uitdagingen van deze moderne tijd”, vertelt Tanja. “Dat organisaties van beheersen, controleren en coördineren overgaan op vertrouwen, ruimte geven aan initiatief en talent stimuleren. Daarvoor kun je o.a. kijken naar de verschillende rollen en taken in de organisatie. Er zijn veel taken die vrij automatisch bij een leidinggevende komen te liggen, terwijl je ook kunt kijken naar wie die taak het beste kan invullen en wie daar energie van krijgt.” Ook is het van belang te kijken naar de stijl van leidinggeven. Werkt deze stijl belemmerd of bevorderend als we van onze medewerkers verwachten dat ze verantwoordelijkheid nemen en hun talenten inzetten?

Door over te stappen op Modern Organiseren, kun je je klanten beter bedienen én zullen medewerkers met meer plezier gaan werken. Eva: “Er ontstaat een teamgevoel . Het gevoel dat ze het samen doen in plaats van dat iedereen voor zichzelf werkt en de baas als het ware de knoopjes legt.” Bovendien, met de juiste mensen op de juiste plek, die doen waar ze goed in zijn, krijgt iedereen meer energie. “Het is heel gemakkelijk om iemands veters te strikken. Dat gaat veel sneller dan wanneer je het iemand die het nog niet kan, zelf laat doen”, stelt Eva als voorbeeld. “Als je die persoon gaat leren hoe het moet, kost het even tijd, maar daarna gaat het sneller en beter. Als medewerkers zeggenschap hebben over hun eigen werk, dan kunnen ze sneller en beter hun klant bedienen.”

Geschikt voor elke organisatie
In de zorgsector komt zelforganisatie veel voor “Daar werken we ook veel”, vertelt Tanja, “maar eigenlijk kan elke organisatie ermee aan de slag.” Modern Organiseren kent vele verschijningsvormen. De basisprincipes zijn hetzelfde, alleen de uitwerking is telkens anders. “Het is juist interessant om uit te vinden welke mate van vrijheid, autonomie, minder regels en een andere rolverdeling past in verschillende organisaties. Wij kijken samen met de klant wat nodig is om waarde te creëren voor hun klanten en medewerkers. Want daar gaat het uiteindelijk om. Modern Organiseren is geen doel op zich en kent geen standaardaanpak.

Vier pijlers
Vaak starten we met een teamscan, een 0-meting. Eva: “Daarbij kijken we met de teams, leidinggevenden en staf waar ze staan ten aanzien van “Modern Organiseren”. Onder andere op gebied van werving en selectie, planning, beoordeling, besluitvorming en zelfstandigheid.” Tanja en Eva hanteren vier pijlers en vanuit daar kunnen de organisaties bepalen hoe ze gaan werken:

  • Vakmanschap; wie is waar goed in of wie krijgt waar energie van? Hoe waarborgen we kwaliteit?
  • Visie; wat is de visie van het team en de organisatie en wat zijn de waarden?
  • Teamgedrag; hoe spreek je elkaar aan, hoe functioneer je zonder leidinggevende, hoe ziet een teamoverleg eruit?
  • Werkplezier; hoe gemotiveerd zijn de medewerkers en hebben ze vertrouwen om verantwoordelijkheid te nemen?

Maatwerk
Het werken aan een van de pijlers is een mooi startpunt. Het geeft inzicht en houvast, en borgen een samenhangend geheel. Maar niet alles hoeft tegelijk. Bij elke klant is de aanvliegroute anders. Eva: “Bij de ene klant beginnen we met het aanleren van de nieuwe stijl van leidinggeven, bij een andere klant begonnen we juist met het ondersteunen van de teams. Ook hebben we wel eens een klant gehad die al bezig was met het anders inrichten van processen. Hier hebben we meegedacht over hoe processen naast functioneel, ook zo worden ingericht dat ze zelfstandigheid en verantwoordelijkheid bevorderen. Want dan boor je in het dagelijks werk de motivatie en kwaliteit van mensen aan.” Het is dus voor elke organisatie maatwerk.

Zelf ontdekken
“Ons werk varieert. We geven workshops, houden gesprekken met leidinggevenden of observeren en geven daarna advies”, licht Tanja toe. “We zorgen altijd dat de ontwikkeling van staf, leidinggevenden en teams gelijk oplopen. Daarnaast proberen we niet in de expertrol te zitten, maar te coachen. We willen niets voorkauwen, want we willen het mensen juist zoveel mogelijk zelf laten ontdekken wat in hun situatie werkt. Het is voor ons de uitdaging om mensen te inspireren met onze ervaring, maar niet te vertellen hoe het moet.

“Een mooi voorbeeld uit de praktijk is dat een team zelf mag kiezen met welke communicatiemiddelen ze willen werken”, vertelt Eva. “Zij hadden besloten dat ze tien iPads wilden aanschaffen, dus ze stapten met dat idee naar de afdeling ICT. Maar die zeiden: ‘Dat gaat niet gebeuren!’ En dan gaat het mis. Belangrijk is dat de kaders bekend zijn, maar dat daarbinnen ook echt ruimte is om zelf te beslissen.” Daarom werken we met leidinggevenden, teams en stafafdelingen gelijk oplopen, dan ontstaan dit soort situaties niet. Waar je als ondersteunende afdeling eerst gewend was om zorg te dragen en te bepalen, moet je nu juist durven loslaten. Maar wel vakmanschap beschikbaar blijven stellen en vertrouwen hebben dat het goed komt.

We noemen dat: ‘Loslaten in verbinding’.”

Duidelijk speelveld
Het is essentieel om kaders te stellen, in dit geval wat het budget is waarover het team beschikt. En dat kader, het speelveld, wordt steeds duidelijker naarmate het traject vordert. “We begeleiden leidinggevenden en ondersteunende afdelingen dan ook met het uitvinden van de randvoorwaarden en de kaders.

Daarnaast halen we bij teams op welke kaders en informatie ze nodig hebben”, voegt Tanja er aan toe.

Heel veel kennis beschikbaar
Eén van de redenen waarom er nu veel aandacht is voor zelforganisatie is dat mensen tegenwoordig over meer informatie beschikken. Vroeger was het zo dat de leidinggevende alle kennis had, maar door automatisering heeft iedereen toegang tot informatie. Probleem hierbij is dat niet iedereen goed weet hoe om te gaan met die informatie. Dit verandert als je teams ook de verantwoordelijkheid geeft voor (een deel van) die informatie.

Eva geeft een voorbeeld: “Een team heeft geen idee wat de invloed van ziekteverzuim is op het resultaat. Dat kun je ze wel uitleggen, maar dat dringt niet door. Als dat team haar eigen budget gaat beheren, dan gaan ze zien dat wanneer iemand zich ziekmeldt, ruimte voor andere zaken verdwijnt. Dan ben je als team verantwoordelijk om een oplossing te bedenken, die voor alle partijen zinvol is. Hetzelfde geldt voor plannen: laat dit het team onderling regelen en ze komen er allerlei creatieve oplossingen die een planner niet kan bedenken.” “Belangrijk hierbij is wel dat er vertrouwen en veiligheid heerst binnen het team en dat je dingen uitspreekt naar elkaar”, vult Tanja aan. “Het moet niet zo zijn dat wanneer iemand ziek is, diegene zich niet meer ziek durft te melden.”

Bonte Bij
HNLcompany is onderdeel van Bonte Bij. Bonte Bij zelf heeft een moderne organisatievorm. Tanja: “Er zijn 2 eigenaren, maar verder zijn we allemaal zelfstandig ondernemers met onze eigen klanten en onze eigen invloed en rol. We voelen ons als team verantwoordelijk voor het hele bedrijf. Het sprak ons daarom aan om hierbij aan te sluiten. Ons gedachtengoed is een mooie toevoeging op de bestaande diensten van Bonte Bij en samen met de overige “Bijen” kunnen we nog meer betekenen voor klanten ”.

Call-to-action
Wil je meer weten over zelforganisatie of Modern Organiseren en mogelijkheden voor uw organisatie? Neem dan contact op met Tanja of Eva. Zij bespreken graag de mogelijkheden met u.