Aanbesteden van een e-HRM systeem

Waarom aanbesteden? Door opdrachten openbaar aan te besteden stimuleert de overheid concurrentie. Daarnaast is aanbesteden een open en transparante manier om overheidsinkopen te regelen. Ook moeten organisaties hier invulling aan geven op grond van de aanbestedingswet.

Wij nemen je mee in 10 hoofdregels in de aanbesteding van e-HRM systeem:

  1. Neem ruim de tijd voor een aanbestedingstraject. Wij adviseren om minimaal anderhalf jaar voordat je over moet gaan, ermee te beginnen. Binnen dat anderhalf jaar ga je de aanbesteding voorbereiden, de daadwerkelijke aanbesteding uitvoeren en tot slot, implementatie verzorgen.
  2. Onderzoek wat nodig is voor een succesvolle implementatie en borg dat, zowel in de aanbestedingsvraag als in uw organisatie.
  3. Oriënteer je in de voorbereidingsfase uitgebreid middels inspiratiesessies met de leveranciers in de markt.
  4. Bezoek je collega-organisaties en leer van elkaars ervaringen.
  5. Vertaal de organisatievisie en strategische doelstellingen naar de ondersteunende behoefte van systemen. Heb hierbij ook oog voor de huidige knelpunten.
  6. Betrek vanaf de voorbereiding je stakeholders: HR systeem is niet alleen eigendom van HRM of ICT, maar de gehele organisatie zijn hiervan de gebruikers.
  7. Maak van een aanbesteding geen papieren exercitie, onderhoud contacten met de markt en potentiële leveranciers zodat jullie elkaar kennen.
  8. Laat de organisatiebehoeften, vertaald in het programma van eisen en wensen, aansluiten op de mogelijkheden van de markt. Wil je jouw aanbesteding succesvol laten zijn, dan moet dit met elkaar in balans zijn.
  9. Vraag relevante referenties op en ga deze ook na.
  10. Selecteer in de aanbesteding vooral op die aspecten die een succesvolle dienstverlening gaan inhouden voor jouw organisatie. Gebruik daarnaast ook de kennis en oplossingen die de markt zelf heeft; sluit daarvoor aan op de ‘best practice’.

Ondanks de hulp en tips in deze top 10 begrijpen wij als Bonte Bij als geen ander, dat de inkoop van e-HRM oplossingen of outsourcing van personeelsdiensten voor jou geen dagelijkse praktijk is. Bonte Bij is hierin DE expert. Weten wat Bonte Bij hierin voor jou kan betekenen? Neem contact op met Bonte Bij via Hans Hoogendoorn of Jon de Vries. Vele tevreden klanten zijn jou de afgelopen 10 jaar voorgegaan.

Geschreven door Hans Hoogendoorn en Jon de Vries.