Bonte Bij heeft de Sociale Verzekeringsbank (SVB) begeleid bij de aanbesteding en implementatie van het HR-systeem. Anja van Bonte Bij was het hele project betrokken, maar ook de Bijen Hans, Marieke en Esther hebben tijdens het project ondersteund.
Belangrijke doelstelling van het e-HRM project bij de SVB is om door middel van digitale HR-processen de kwaliteit van de HR-processen en HR-organisatie te verbeteren en de flexibiliteit van de organisatie beter te ondersteunen.
Eva Swager is manager HR en opdrachtgever voor het project: ‘Bonte Bij levert een unieke combinatie van kennis en ervaring en begrijpt de belangen en wensen van de organisatie. Het allerbelangrijkst is misschien nog wel de onafhankelijkheid. Bonte Bij zorgde dat wij een pakket van eisen konden formuleren dat past bij de strategie en toekomst van de SVB. Maar ook dat we een realistische aanbesteding konden doen, die aansluit bij de huidige mogelijkheden in de markt.’
Piet Kievit is als intern projectmanager verantwoordelijk voor het project: ‘Bonte Bij leverde een doortimmerd implementatieplan, bewaakte de voortgang, zorgde voor de voorbereiding van besluitvorming door de stuurgroep en investeerde in de communicatie en acceptatie in de organisatie. Maar minstens zo belangrijk: het was leuk en prettig samen werken met Anja en haar collega’s.’
Wat was de belangrijkste opgave tijdens de aanbesteding en implementatie?
Eva: ‘Met name in de eerste fase was er veel discussie en interne dynamiek over de doelstellingen en de strategie. Het is heel prettig dat Bonte Bij dit kon begeleiden, zowel het gesprek kan aangaan met de directie als met de personeelsadministrateurs. Het lijken soms andere werelden, het is belangrijk om die brug te slaan’.
Piet: ‘Het is nodig dat de leverancier en de organisatie samenwerken. Maar de belangen zijn niet gelijk. Bonte Bij heeft een belangrijke rol gespeeld in het managen van de verwachtingen over en weer, zowel tijdens de aanbesteding als de implementatie. Het helpt daarbij dat Bonte Bij weet wat een specifieke SVB-vraag is, en wat gebruikelijk is in andere organisaties.’
Daarnaast wordt de SVB steeds wendbaarder. Dat betekent dat veel medewerkers tijdelijk ingezet worden op een andere rol of functie. In het systeem kunnen medewerkers nu niet alleen formeel, maar ook ‘technisch’ gedetacheerd worden. Zodat de medewerker zichtbaar blijft bij de ‘echte’ manager, maar de tijdelijke leidinggevende de praktische zaken zoals verlof en verzuim kan registreren. Deze autorisatie werkt ook door in andere pakket, zoals het tijdschrijfsysteem.’
Waar staat de HR-administratie nu? Welke uitdagingen volgen nog?
Piet: ‘Sinds 1 januari is HR het bronsysteem voor alle medewerker-informatie binnen de SVB. Deze eenmalige-vastlegging-meervoudig-gebruik, voorkomt fouten en dubbel werk. Het project brengt ook aan het licht dat er in het verleden best wat uitzonderingen zijn ingericht, bijvoorbeeld op het gebied van autorisatie. Door dit project hebben we een nieuwe start gemaakt met rollen en rechten, belangrijk in het kader van de privacyregels.’
Hoe is de nieuwe werkwijze ontvangen in de organisatie?
Piet: ‘Vanaf het begin hebben we stakeholders (managers, medewerkers, ondernemingsraad, ICT, financiën) in een klankbordgroep betrokken bij belangrijke inrichtingsbesluiten. De nieuwe werkwijze is van ons allemaal. We hebben daarnaast instructiefilmpjes gemaakt, presentaties voor de managers en een website met vraag & antwoord.
Ook zijn er honderd key-users opgeleid om op de verschillende locaties de eerste vragen ‘live’ te beantwoorden. Dat heeft goed gewerkt, al zie je dat ook de organisatie tijd nodig heeft om te wennen. Vanaf april moest iedereen thuis werken door Corona, het was natuurlijk fantastisch dat de HR-processen hier helemaal klaar voor waren’.
Eva: ‘Vanaf nu staat verlof en verzuim op één plek bij elkaar; in het HR-systeem. Voor 1 januari werd dit geregistreerd in het tijdschrijfsysteem. De nieuwe werkwijze is wennen voor de medewerkers en managers. Vanuit het organisatiebeleid willen we bekijken wanneer tijdregistratie toegevoegde waarde heeft. De organisatie wil meer sturen op output en minder op aanwezigheid. Geen controle maar vertrouwen. We zijn hier vast op voor gesorteerd.’
Hebben jullie tips voor andere organisaties?
Piet: ‘Bekijk je beleid en afspraken voordat je gaat implementeren. Complexiteit en uitzonderingen op beleid leiden tot complexe processen. Probeer om bij eventuele uitzonderingen direct te bedenken wat effectief en efficiënt uit te voeren is. Geef bijvoorbeeld liever een vaste maandelijkse toelage, en kies niet een complexe maandelijks declaratie, die handmatig berekend moet worden. De organisatiestructuur en mandaten zijn belangrijk om vooraf goed te bepalen, dit is de backbone van je systeem en je managementinformatie.’
Eva: ‘Functioneel Beheer is cruciaal voor het slagen van de implementatie, zorg dat dat op orde is. Door ziekte en pensionering stond dat bij ons onder druk, dat is een risico voor het project. En ik zou zeggen: maak gebruik van de expertise, de ervaring en het netwerk van Bonte Bij. Voor ons waren ze geen Bonte, maar een Gouden Bij.
