‘De kennis, de know-how en de aanpak van Bonte Bij hebben binnen onze HR-afdeling absoluut een belangrijke rol gespeeld. De aanschaf van een software-pakket als AFAS kun je vergelijken met het kopen van een casco huis. Je moet alles zelf bedenken, inrichten en over de know-how beschikken om dit überhaupt te kunnen vormgeven. Al snel bleek dat dit intern niet ging lukken. Om de doorontwikkeling binnen ons AFAS-pakket te kunnen realiseren moest ik op zoek naar een partij die ons kon ondersteunen bij het ontwikkelen van het Manager & Employee Self Service gedeelte van het AFAS-pakket. En toen kwam Bonte Bij in beeld. Het werd voor ons één van de grootste projecten van de afgelopen 5 jaar, waar enorm veel vanaf hing.’
Aan het woord is Marjo Trouw, HR-directeur van Koopman Logistics Group; een internationale toonaangevende speler in de automotive branch. De organisatie biedt OEM’s, importeurs, dealers, leasemaatschappijen, verhuurmaatschappijen en andere bedrijven met grote vloten personenwagens een complete logistieke dienstverlening. Net als bij veel andere logistieke organisaties stond Marjo voor de uitdaging om het traditionele karakter van het bedrijf te veranderen en nieuwe HR-toepassingen door te voeren. Maar hoe pak je dat aan?
Verandermanagement
‘Als ik nu terugkijk op de afgelopen jaren, dan was onze HR-werkwijze voor de implementatie van AFAS een stuk inefficiënter. Gegevens stonden vaak op verschillende plekken opgeslagen en één centrale stroomlijn was niet aanwezig’, aldus Marjo. Een systeem implementeren is echter slechts het begin. Hoe zorg je ervoor dat een dergelijk nieuw systeem door alle collega’s direct geadopteerd wordt? ‘De manier waarop Arthur en Marieke de techniek ingericht hebben is an sich al fantastisch, maar daarnaast weten zij als geen ander het verandermanagement binnen een organisatie optimaal te begeleiden. Door de jarenlange ervaring van beide experts werd de weerstand bij sceptici direct weggenomen. Bovendien wisten zij onze managers ook aan de hand mee te nemen door het gehele traject. Daarin speelt hun trackrecord ook zéker een belangrijke rol. De ervaringen die Bonte Bij meeneemt uit eerdere trajecten geven vertrouwen en bieden houvast tijdens de werkgroepen. Het mooie aan de werkwijze van Bonte Bij is dat zij zelf initiatief tonen om mensen uit de organisatie bij het project te betrekken. Dit gebeurde bijvoorbeeld aan de hand van klankbordgroepen, het delen van know-how en het demonsteren van de in’s en out’s van het systeem. We zijn écht ontzorgd’, vervolgt Marjo.
Expertise en Netwerk
In het voortraject heeft Marjo met verschillende andere bureaus gesproken. Toch viel de keuze vrij snel op Bonte Bij: ‘Wat mij gelijk opviel aan Bonte Bij is de HR-kennis waarover zij beschikken. Kennis van CAO’s en kennis van Wet verbetering poortwachter om maar iets te noemen. Marieke en Arthur waren niet alleen inhoudelijk sterk, maar ook materiedeskundig’, zo stelt Marjo. Om de technische implementatie mogelijk te maken is externe adviseur Erik (HR-Estafette) aangehaakt: ‘We hebben dankbaar gebruik gemaakt van het netwerk van Bonte Bij. Erik heeft vooral het technisch inregelen van AFAS voor zijn rekening genomen. Door de diversiteit binnen het team was er altijd iemand beschikbaar met kennis van zaken. En dat werkt erg prettig.’
Content
Niet alleen het verandermanagement was een belangrijke uitdaging binnen Koopman, maar ook het bereiken van de medewerkers. Chauffeurs zijn veelal op pad, en daarmee lastiger te bereiken dan kantoorpersoneel. Marjo herinnert zich de aanpak nog maar al te goed: ‘Bonte Bij heeft de volledige communicatie omtrent het nieuwe systeem voor haar rekening genomen. Met behulp van posters, avondsessies, informatiebijeenkomst en nieuwsbrieven hebben wij alle chauffeurs en overige medewerkers aangehaakt. Speciaal voor de chauffeurs hebben wij vrijdagavondsessies georganiseerd, waarin zij met al hun vragen terechtkonden. Bovendien adviseerde Bonte Bij om klankbordgroepen met meerdere chauffeurs te organiseren. Hiermee kregen zij de mogelijkheid om mee te denken met het proces. Je ziet inmiddels zelfs de ‘minst digitale’ medewerkers volop gebruik maken van de handige mobiele app. Prachtig om te zien’, aldus Marjo.
Resultaat
Al met al heeft Koopman grote stappen gemaakt in het digitaliseren van haar organisatie. Marjo stelt: ‘We merken al direct de honger naar meer bij onze managers, maar ook medewerkers. Dat is voor mij al de 100% geslaagdheid van het project. Het is nu nog wel een jaar van landen en inbedden. Inmiddels zijn alle basisprocessen doorgevoerd, en gaan we de komende jaren verder uitbouwen. Als ik kijk naar de resultaten tot dusver dan zijn we efficiënter en sneller geworden, ligt de werkdruk op de HR-afdeling lager dan de afgelopen jaren en is de kwaliteit binnen HR aanzienlijk verbeterd. Ik kan me geen leven meer zonder voorstellen en ben er tot op de dag van vandaag nog superblij mee. Het gaat zelfs zo goed dat wij momenteel ook bezig zijn met een internationale roll-out bij onze dochteronderneming. De kennis, de know-how en de aanpak van Bonte Bij hebben hierin absoluut een belangrijke rol gespeeld. Ik kan niet anders dan zeggen dat dit hét voorbeeldproject binnen Koopman is geweest. Ik zou het zo nog een keer doen’, sluit Marjo af.
Ook benieuwd wat Bonte Bij voor uw organisatie kan betekenen? Wij komen graag met je in contact. Laat hieronder je gegevens achter en wij nemen direct contact op.