Vanaf 2017 werken de gemeenten Bunschoten, Leusden, Nijkerk en Putten (BLNP) op vier taakvelden van de bedrijfsvoering intensief samen. De taakvelden zijn Financiën, ICT, Juridische Zaken en HRM. Door het samenvoegen van de werkzaamheden op deze vier taakvelden bundelt men de krachten en verstrekt men elkaar. Op deze manier geeft men invulling aan de zogenoemde vier K’s, de operationele doelstellingen van de samenwerking:
Vooraf aan de start van de samenwerking is bepaald dat elke gemeente, vanuit de gastheer gedachte, een onderdeel van de bedrijfsvoering trekt.
Om de samenwerking voor het onderdeel HRM mede te kunnen faciliteren is bij de vorming van het samenwerkingsverband gekozen voor één e-HRM systeem; Beaufort/Youforce van Visma-Raet. Een implementatie van een e-HRM systeem is nooit een makkelijke opgave, maar zeker niet als er ook nog eens een net opgerichte (gemeentelijke) samenwerking mee moet worden gefaciliteerd. Aan Bonte Bij (Jon de Vries) is verzocht om een analyse uit te voeren op mogelijke optimalisaties van het systeem en de HR processen en deze optimalisaties vervolgens ook te implementeren.
Project voor Optimalisatie
Onder begeleiding van Jon de Vries is een project voor Optimalisatie gestart op basis van de volgende principes:
- Een uitgesproken en uitgedragen commitment van het management van de 4 gemeenten om te willen streven naar standaardisatie en uniformiteit;
- Rekening houdend met het adoptie-vermogen en tempo van de 4 verschillende gemeenten;
- (Her)inrichting van de processen en modules vindt plaats op basis van inrichtingsprincipes: zoals ‘standaardisatie en uniformiteit- tenzij’; rekening houdend met afwijkend gemeente-specifieke HR-beleid en/of afwijkende mandaatregelingen en autorisatierollen.
- De verandering/optimalisatie van het systeem en HR-processen zal vooral organisch moeten ontstaan en niet moeten worden afgedwongen.
In de eerste instantie is de focus gelegd op het op orde brengen van de basis. Denk aan het optimaliseren van het autorisatiebeheer en het beter faciliteren van functioneel beheer door het inrichten van een testomgeving. Ook zijn een aantal Quick-Wins ingevoerd, bijvoorbeeld door een uitbreiding van selfservice voor medewerkers en de optimalisatie van bepaalde rapportages en systeem-signaleringen.
Maar met name is gewerkt aan de optimalisatie van de modules voor mutaties op het dienstverband (aanpassing contracturen, verlenging contract, aanpassingen functie/afdeling etc.). Vooral bij mutaties op het dienstverband zijn brieven/besluiten van toepassing en deze dienen te worden ondertekend door zowel de werknemer als de werkgever.
Resultaat
Uiteindelijk is het gelukt om voor alle modules ten behoeve van de mutaties op het dienstverband uniforme processen te hebben ingericht, te werken met gestandaardiseerde brieven en worden alle besluiten digitaal ondertekend. Daarnaast is een aanpak geborgd om nieuwe functionaliteiten goed live te zetten; met veel aandacht voor gezamenlijk testen met procesactoren en met veel aandacht voor communicatie en changemanagement. Ook is een proces voor wijzigingsbeheer ingericht waarmee wensen van gebruikers goed kunnen worden opgepakt en aanpassingen voor het systeem goed kunnen worden gewogen en geprioriteerd.
Het proces om hiertoe te komen heeft bijgedragen aan de samenwerking binnen de kolom HR en heeft een mooie basis gelegd voor verdere optimalisaties. Denk aan het optimaliseren van het Indienst-proces, het gebruik van de app, het gebruiken van de nieuwe report-module van Visma-Raet en het implementeren van de module voor Talentmanagement. Het betreft hier weliswaar soms complexe implementaties, maar vanuit de nu gelegde basis en de geoptimaliseerde samenwerking, is er vertrouwen dat dit gaat lukken!